Responsable de la atención de visitantes y Clientes que ingresan a la oficina, así como gestionar las llamadas telefónicas, correspondencia y otras funciones administrativas básicas que garanticen el buen funcionamiento de la recepción.
Su labor está orientada a efectuar actividades administrativas, bajo instrucciones precisas.
FUNCIONES:
1. Cumplir cabalmente todas las definiciones y directrices de la Empresa, lo cual está establecido en el Reglamento de Trabajo, políticas y documentos; tales como procesos, subprocesos, instructivos, formatos y registros, entre otros.
2. Mantener el área de recepción limpia, ordenada y presentable.
3. Ejecutar tareas de dificultad rutinaria, prestando servicio y apoyo administrativo, en las diferentes áreas de trabajo.
- Digitalización, archivo o envío de documentos.
- Recepción y despacho de correspondencia, si aplica. (mensajería, paquetes).
- Elaboración de reportes, archivos, orden, presentaciones u otro entregable.
- Recopilar y procesar información que le encarguen
4. Recibir a los visitantes o a las personas que llaman y determinar si se les debe dar acceso a personas
- Orientar a colaboradores, Clientes y visitas.
- Atender presencial y telefónica al Clientes
5. Mantener actualizada la lista de contactos y proveerla al personal de la Empresa que la requiera.
6. Adquisición de bienes y servicios:
- Buscar nuevos proveedores recolectando información sobre condiciones de compra en términos de precio, calidad, plazos de entrega y condiciones de pago.
- Emisión de órdenes de compra en el ERP de forma correcta.
- Llevar control de suministros de papelería e insumos de oficina
- Procesar compras
7. Gestionar preparativos de viaje:
- Cotización vuelos, alojamiento, transporte y similares dentro de los márgenes o criterios que defina la Empresa.
- Compra de pasajes (aéreos o terrestres), reserva y pago de alojamiento con previa aprobación del Área de Finanzas conforme a los procesos internos.